Standardside

Bestyrelsesmøder 2018 nr. 103-110

GRUNDEJERFORENINGEN HØJBOPARKEN

Referater 2018

 Bestyrelsesmøde nr. 103

Fredag 2 feb. 2018 kl. 9.00

I foreningshuset

Bestyrelsen: Erling Skov, Helle Wisler, Jeanette Rasmussen, Helge Blak Pedersen, Jens Petersen, Allan Høgsbro, Niels Henning Rasmussen

Suppleant: Palle Gammelmark, Erik Larsen

Afbud fra:

 

1.

 

Referent.: Jeanette

 

2.

 

Valg af ordstyrer: Allan

 

3.

 

Godkendelse af referat nr 102: godkendt

 

4.

 

Godkendelse af dagsorden: godkendt

 

5.

 

Meddelelser fra formanden:

Jens har fået en henvendelse pr. brev vedrørende tang, men da der ikke er afsender eller telefonnummer kan vi desværre ikke svare på det. Vi appellerer til at alle breve underskrives med navn og adresse.

Orientering om div. verserende sager.

Vi har fået tilsendt renovationsplan fra Næstved kommune.

 

6.

 

Meddelelser fra kassereren:

Kontingent sendes ud 1. marts pr. post

Indkaldelsen til generalforsamling sendes ud ultimo april. Generalforsamlingen er 20 maj

Vi gennemgår regnskabet

 

7.

 

Meddelelser fra udvalg:

Vejudvalg: Der er ikke nogle nye sager. Huller på Højbogårdsvej er repareret, men de er allerede kørt op igen. Det har også været en våd vinter så det er svært at holde vejene.

Brentebakkeudvalget: Der er møde d 13 feb. 19.30. Ifølge vedtægterne har vi ret til at stille med 5 medlemmer fra vores bestyrelse. Det gør vi. Der skal ændres i vedtægterne, idet bidrag til rensning af strand for tang bliver fjernet fra vedtægterne, idet Lundebakken og horskær vil ikke mere vil være med til at dække udgifterne til strandrensning.

Digeudvalget: Der er møde i april. Søfronten mangler højde på deres del af diget. Det medfører at vandet kan løbe ind til os. Jens vil på digemøde i april bede om at det bliver udbedret.

 

8.

 

Byggesager: orientering om en sag

 

 

 

 

9.

 

Opsamling fra sidste møde:

Status opmåling: Lige nu er veje og fællesarealer ved at blive afsat.

Status fibernet: Tilmeldings fristen blev forlænget 1 mdr hvilket betød at det samlede antal blev 78. Sagen er lige nu lukket da der ikke er nok til at vi kan blive tilsluttet, vi skal op på 132 i alt. Fremadrettet vil vi opfordre nye andelsejere (ved salg) til at melde sig til, dette kan ske til bestyrelsen. Vi kan måske på denne måde få antallet af tilmeldte op.

Ny konto: Vi har fået en ny bank konto i Danske bank

 

10.

 

Generalforsamling:

Generalforsamlingen er 20 maj.

På valg i år er: Jens, Niels Henning, Jeanette og Helle og suppleant Erik.

 

11.

 

Status strandrenselaug og strandrensning 2018

Lauget er opløst da flere har meldt fra. Pga dette giver det ikke nogen mening mere at arbejde videre med projektet.

Trods henvendelser til kommunen Teknisk forvaltning, har vi ikke fået svar på hvad planen for strandrensning og deponering af tang er. Den er ikke til at komme af med. Ingen vil have den.

Vi har behov for feedback fra kommunen bla. for at kunne lægge bugetter. Vi står sammen med Lundegården helt alene omkring tangrensning lige nu. Vi kan ikke forvente at kommunen skal betale alt for os men vi mangler opbakning fra de andre foreninger. Vi ville være stærkere hvis vi stod sammen.

Opgaven er for stor for os alene. Vi afventer svar fra kommunen.

 

12.

 

Ændringsforslag vedtægter og ordensregler Højboparken GF

Vi gennemgår de udsendte forslag og får et par rettelser på. Forslagene vil blive sendt ud sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen.

 

13.

 

Nye færdselsskilte i området

Vi har nu skilte med både henholdsvis 20 og 30 km i området, Det skal vel være ens overalt. Hvis 20 km bliver godkendt på generalforsamlingen i forbindelse med forslagsændringer til vores ordensregler vil vi få det rettet.

 

14.

 

Skal regnskabet sendes ud med indkaldelsen til generalforsamling?

Hvis ikke, forslag til hvad vi så kan gøre:

For at spare porto vil vi ikke sende regnskab ud med indkaldelsen. Man kan få det tilsendt via mail, hente det i foreningshuset på en fastsat dag hvis man bestiller det i forvejen eller se det på vores hjemmeside.

Vi vil dog prøve at få et komprimeret regnskab fra revisor, som vedlægges indkaldelsen til generalforsamling.

 

15.

 

Ny vejformand: Erling vil gerne stoppe som vejformand.

Niels Henning vælges som ny vejformand med virkning fra feb. 2018. Erling fortsætter i vejudvalget.

 

16.

 

Eventuelt:

 

17.

 

Næste møde: 22-2-2018 kl 18.30 i foreningshuset

 

18.

 

Dato og formandens underskrift:

 

 Bestyrelsesmøde nr. 104

I foreningshuset søndag d. 18/2-2018 kl. 9.30

Bestyrelsen: Erling Skov, Helle Wisler, Jeanette Rasmussen, Helge Blak Pedersen, Jens Petersen, Allan Høgsbro, Niels Henning Rasmussen

Suppleant: Palle Gammelmark, Erik Larsen

Afbud fra: Palle og Jeanette

 

1.

 

Referent.: Allan

 

2.

 

Valg af ordstyrer: Jens

 

3.

 

Færdiggørelse af regnskab og budget: Diverse småjusteringer samt tilretning af revisionserklæring. Endelig godkendelse sker på mødet den 22.02.2018.

 

4.

 

Dato og formandens underskrift: 18/2-2018.

  

 Bestyrelsesmøde nr. 105

22/2-2018 kl 18.30 I foreningshuset

Bestyrelsen: Erling Skov, Helle Wisler, Jeanette Rasmussen, Helge Blak Pedersen, Jens Petersen, Allan Høgsbro, Niels Henning Rasmussen

Suppleant: Palle Gammelmark, Erik Larsen

Afbud fra: Erling og Palle

 

1.

 

Referent.: Helle

 

2.

 

Valg af ordstyrer: Jens

 

3.

 

Godkendelse af referat nr 104:

Godkendt

 

4.

 

Godkendelse af dagsorden:

Godkendt

 

5.

 

Meddelelser fra formanden:

Verserende sager diskuteret

Anskaffelse af hjertestarter diskuteret og hvor skal den installeres.. Vi sørger Trygfonden. Allan sørger for dette. Frist 1. marts 2018.

Jens har været til møde i Karrebæksminde Forum i mandags. Jens orienterede om indholdet af mødet. Orienterede også om kommende arrangementer i sommer.

 

6.

 

Meddelelser fra kassereren:

Det rettede årsregnskab for 2017 blev gennemgået af Helge. Vi sender kun regnskabsark ud med indkaldelsen til generalforsamlingen.

 

7.

 

Meddelelser fra udvalg:

Vejudvalg: Løbende sager gennemgået.

Brentebakkeudvalget: Generalforsamling den 13/2 2018, hvor vi deltog med 5 medlemmer fra Højboparkens bestyrelse. Vandværket skal ikke være med i , da de ikke har tilkørselsforhold til Brentebakkevej. Nye vedtægter er under udarbejdelse.

 

8.

 

Byggesager: P.T. ingen sager

 

9.

 

Generalforsamling:

Søndag den 20/5 kl. 10.00

 

10.

 

Opmålingen:

Niels Henning fremlagde udfordringerne ved opmålingen.

 

11.

 

Tang fremadrettet: Afventer udspil fra kommunen under henvisning til artikel i Sjællandske den 14/2 2018

 

12.

 

Opsamling fra sidste møde:

Vedtægter: Ændringer gennemgået og tilføjet.

Ordensregler: Ændringer gennemgået.

 

13.

 

Eventuelt: Loppemarked sidste lørdag i juli den 28/7 2018

 

14.

 

Næste møde: Søndag den 15/4 kl. 9.00

  

 Bestyrelsesmøde nr. 106

I foreningshuset lørdag d. 10/3-2018 kl. 9.00

Bestyrelsen: Erling Skov, Helle Wisler, Jeanette Rasmussen, Helge Blak Pedersen, Jens Petersen, Allan Høgsbro, Niels Henning Rasmussen

Suppleant: Palle Gammelmark, Erik Larsen

Afbud fra: Palle, Jeanette og Helle

 

1.

 

Referent.: Allan

 

2.

 

Valg af ordstyrer: Jens:

 

3.

 

Beslutning om sidste information til landmåler. Bestyrelsen startede med en gåtur i området for at få 100% overblik og indsigt i de spørgsmål som landmåleren efterlyser svar på for at færdiggøre opmålingen.

Materialet som vi har modtaget omhandler de endelige retningslinier for placering af skelpæ-le. Godkendt på nærværende bestyrelsesmøde

 

4.

 

 

5.

 

 

6.

 

 

7.

 

Dato og formandens underskrift:

  

 Bestyrelsesmøde nr. 107

15 april 2018 kl. 9.00

Hos Jens, Lærkevænget 14, 4700 Næstved

Bestyrelsen: Erling Skov, Helle Wisler, Jeanette Rasmussen, Helge Blak Pedersen, Jens Petersen, Allan Høgsbro, Niels Henning Rasmussen

Suppleant: Palle Gammelmark, Erik Larsen

Afbud fra:

 

1.

 

Referent.: Jeanette

 

2.

 

Valg af ordstyrer: Allan

 

3.

 

Godkendelse af referat nr 106: godkendt

 

4.

 

Godkendelse af dagsorden: godkendt

 

5.

 

Meddelelser fra formanden:

Vi taler om at få tangen opsamlet nu hvor den ligger tilgængelig. Måske samle den op og lagre den på strandengen.vi er nødt til at fjerne den der hvor badebroen skal opsættes.

Vi afventer som sædvanlig besked fra Næstved park og vej vedr. handlingsplan.

Badebroen opsættes 2 maj hvis vi kan komme til for tang.

I forhold til det nye renovations system Næstved kommune har fremlagt, vil det være totalt umuligt at få 100 procent enighed i vores forening, om hvordan vi vil have vores renovations.system. Kommunen kræver at alle stemmer på det samme forslag! Kommunen fremsender info til alle omkring renovationsordning, der træder i kraft fra oktober 2018. Se i øvrigt meddelelse på hjemmesiden.

Der skal findes en dato for et seminar hvor vi samler op på forskellige emner. Vi vil bla. gerne have lavet en forretningsorden og få udarbejdet en manual for hvordan tingene kører. Dette vil også gøre arbejdsgangen lettere for en fremtidig bestyrelse når tingene er beskrevet.

Produktionsskolen i Ringsted påpeger at der er udledning af en form for forurening fra Patriksvej til søen. Vi vil finde ud af hvem der udleder. NH Vejudvalget ser på sagen.

 

6.

 

Meddelelser fra kassereren:

Vi underskriver diverse dokumenter.

Desværre har der været en del ubehagelige opringninger til vores kasserer og formand vedr. kontingentopkrævningen der er udsendt tidligere i år. Det er helt urimeligt med denne form for negativ kommunikation.

 

7.

 

Meddelelser fra udvalg:

 Vejudvalget har lige nu kun 1 sag kørende. Niels Henning redegør for den.

 

Hækken ind mod Horskær klippes ned i højden når det er tid til det.

Vejene er blevet ordnet før påske,

Status opmåling: Niels Henning har gennemgået 456 grunde sammen med landmåleren. Næsten alle grunde har fået det areal der står på andelsbeviset., Det tilstræbes at arealet bliver som før. Der mangler lige nu at få rør sat i jorden. Det bliver påbegyndt den kommende uge. NH vil deltage i dette. Der vil dog være nogle grunde der ændrer sig.

Der vil blive sat længde og brede på grundene. Vejene tilstræbes at være 5m brede

 Brentebakkevejudvalget intet nyt.

 

NH har fået en henvendelse om eventuel opsætning af flere hastighedsskilte på Brentebakkevej. Jens kontaktervil udvalget vedr. dette.

 Digeudvalg der er møde fredag d. 20 april. Vi vil gerne have at Søfronten sørger for at reetablere deres digestykke.

 

 

8.

 

Byggesager:

Sag vedr. udgang til fællesarealerne Helle redegør for en sag. Vi afventer udfaldet af vores forslag om ændring af ordensregler før vi kan tage en beslutning.

 

9.

 

Generalforsamling

Vi gennemgår indkaldelsen og de andre papirer der skal udsendes.

 

10.

 

Evaluering af åben bom på Højbogårdsvej

Der køres meget stærkt, vejen bliver ødelagt.

Trafikken er blevet fordelt bedre, mindre trafik på fx Patriksvej. Svært at gøre alle tilfredse.

Lastbiler benytter typisk de store veje.

Vi har fået oplyst at der skulle være en generalforsamlings beslutning om at der skulle bom op på Højbogårdsvej. Allan og Erling undersøger det. Foreløbig vil bommen være åben til vi får klarhed over om der er en beslutning om det.

Såfremt der ikke foreligger generalforsamlings beslutning om at bommen skal være lukket, og bestyrelsen efter grundige overvejelser beslutter at den skal være åben vil dette kun ske i forbindelse med etablering af vejbump/chikaner således at farten sænkes. Vi tilstræber at ve-jens beskaffenhed er i orden i lighed med resten af grundejerforeningen

 

11.

 

Eventuelt: Henvendelse om en gøende måske misrøgtet hund i et sommerhus. Vi henviser til at sagen politianmeldes.

Persondataforordning som indføres 25 maj 2018 skal vi overholde.

 

12.

 

Næste møde: 20 maj efter generalforsamlingen

 

13.

 

Dato og formandens underskrift:

  

 Bestyrelsesmøde nr. 108 efter generalforsamlingen

Smålandshavet 20-5-2018

Bestyrelsen: Erling Skov, Helle Wisler, Jeanette Rasmussen, Helge Blak Pedersen, Jens Petersen, Allan Høgsbro, Niels Henning Rasmussen

Suppleant: Palle Gammelmark, Erik Larsen

Afbud fra:

 

1.

 

Referent.: Jeanette

 

2.

 

Valg af ordstyrer: Jens

 

3.

 

Godkendelse af referat nr. 107: godkendt

 

4.

 

Godkendelse af dagsorden: godkendt

 

5.

 

Bestyrelsen konstituerer sig:

Næstformand: Allan

Vejformand: Niels Henning

Vejudvalg: Jeanette, Allan, Helle, Helge og Niels Henning

Byggeudvalget er indtil videre slået sammen med vejudvalget.

Derudover er Jens formand og Helge kasserer. Begge valgt på generalforsamlingen.

 

6.

 

Kontorvagter 2018 i foreningshuset kl. 10-11:

3-6 Palle

17-6 Allan

1-7 Jeanette

15-7 Niels Henning

5-8 Allan

19-8 Erik

2-9 Helge

16-9 Helle

 

7.

 

Eventuelt:

 

8.

 

Næste møde: torsdag 12/7 kl. 9.00 seminar

 

9.

 

Dato og formandens underskrift:

  

 Bestyrelsesmøde nr. 109

I foreningshuset 15/6 2018 kl 9.00

Bestyrelsen: Erling Skov, Helle Wisler, Jeanette Rasmussen, Helge Blak Pedersen, Jens Petersen, Allan Høgsbro, Niels Henning Rasmussen

Suppleant: Palle Gammelmark, Erik Larsen

Afbud fra: Niels Henning og Palle Gammelmark

 

1.

 

Referent.: Jens

 

2.

 

Valg af ordstyrer: Jeanette

 

3.

 

Godkendelse af referat nr 108: Godkendt

 

4.

 

Godkendelse af dagsorden: Godkendt

 

5.

 

Valg af sekretær: Jeanette

 

6.

 

Beslutning om køb af bom opsat på Højbogårdsvej samt ansvarlige for dette:

Bestyrelsen var alle enige om indkøb og opsætning af ny bom, som tilbudt fra Passagesikring ( bom i stil med bom ved Søfronten ) til erstatning for den gamle bom ved Højbogårdsvej. Det vil tilsikre, at kun beboere i vort område kan åbne og passere via bommen. Til gennemførelse af dette nedsattes bomudvalg bestående af Allan, Helge og Erling.

 

7.

 

Eventuelt: Bestyrelsen retter henvendelse til ejer af hønsehus Spejdervej for dokumentation af overholdelse regler for etableringen samt opbevaring af foder, således at man på baggrund af dokumentation kan drøfte baggrund for dispensation til fortsat tilladelse til at holde høns på adressen.

Kasserer Helge viste mail som tilsyneladende var afsendt til ham fra formanden, med instruks om overførsel af penge til anden konto. Mail’en var naturligvis ikke afsendt fra formand. Forholdet anmeldes til politiet, men vi er blevet advaret om fremgangsmåden i forsøg på at svindle penge fra foreninger, hvor kontakt mellem kasserer/formand er kun sjældent sker, og hvor der ikke - som i vor forening - er dobbeltsikring omkring udbetalinger, hvor både kasserer og formand via NemId skal godkende udbetalinger.

Igen har bestyrelsen en bøn til alle beboere: SÆNK FARTEN I OMRÅDET!

 

8.

 

Næste møde: seminar 12/7 kl 9.00

 

9.

 

Dato og formandens underskrift:

  

 Bestyrelsesmøde nr. 110

24/9 2018 kl. 18.30 I foreningshuset

Bestyrelsen: Erling Skov, Helle Wisler, Jeanette Rasmussen, Helge Blak Pedersen, Jens Petersen, Allan Høgsbro, Niels Henning Rasmussen

Suppleant: Palle Gammelmark, Erik Larsen

Afbud fra: Palle

 

1.

 

Referent.: Jeanette

 

2.

 

Valg af ordstyrer: Allan

 

3.

 

Godkendelse af referat nr 109: Godkendt

 

4.

 

Godkendelse af dagsorden: Godkendt

 

5.

 

Meddelelser fra formanden: Renovationsordningen er i gang nu. Der er skrevet mange artikler om dette i aviserne. Som refereret før er det komplet umuligt at blive enige med alle i foreningen om ordningen. Vi henviser til at kontakte kommunen ved tvivl eller spørgsmål om ordningen, Center for Plan og Miljø tlf.: 55886180

Vedr. P plads på egen andel henvises til lokalplan 063.

Fremadrettet skal der holdes møde med Helle Jessen Næstved kommune og Lundegården vedr. tang på stranden. Der skal ses på hvordan pengene er brugt, opsamling, bortkørsel og deponering. Derudover skal der planlægges næste års budget for fjernelse af tang.

Vi indhentet pris på en hjertestarter da flere har efterspurgt en . Vi fik afslag på den vi søgte Tryg fonden om.

 

6.

 

Meddelelser fra kassereren: Vi gennemgår regnskabet.

Der er stadigvæk flere der ikke har betalt kontingent. Der er sendt rykkerskrivelser ud.

 

7.

 

Meddelelser fra udvalg:

Vejudvalget: Der er fjernet buske Bag Hegnet og på skråning ved Monasvej

Vejbredden på Monasvej skal være større så store biler kan passere. Derfor er der flere der er blevet bedt om at klippe hækken ind, så den igen fremstår som tidligere. Det samme gælder også på Patricksvej.

Vejformanden har fået ny mail adr: hoejboparken.vejformand@gmail.com

Brentebakkeudvalget: Intet nyt

Digeudvalget: Der skal være møde 30 oktober 2018

 

8.

 

Status opmåling: Det har været et kæmpestort arbejde. Niels Henning har brugt megen tid på at forklare og vise hvorfor skellene er blevet som de er til andelsejere der ikke kunne forstå den nye opmåling.

Generelt er der ikke mange klager.

Det er ikke tilladt at flytte jernrør afsat af landmåler

 

9.

 

Status bom: Bommen bliver flittigt brugt. Det resulterer bla. i at trafikbelastningen i foreningens område er blevet mere fordelt, således at f.eks. Lodsvej og Patriksvej er blevet ”sparet” for en del trafik.

Der vil blive lagt en støddæmpende foranstaltning på bommen så lyden dæmpes når den går ned.

 

10.

 

Trafikregulering: Skal vi have flere bump på vejene?

Vi opfordrer igen til at overholde hastigheden på 20 km. Flere bump har en dominoeffekt da trafikken flyttes til den næste vej uden bump. Dette er set på bla. Joansvej hvor bilerne suser igennem fra Brentebakkevej og drejer th for enden, derved undgår de nogle bump.

Bump på vejen er til gene for alle og er det det vi vil pga nogle fartgale trafikanter?

Har vi andre muligheder?

Helle, Erling og Jeanette vil arbejde på et oplæg om trafikregulering. Dette vil, hvis bestyrelsen syntes det kan være en god mulighed for at sænke farten, blive fremlagt på generalforsamlingen.

 

11.

 

20 km. hastighedsbegrænsning: Det kan være et problem at vi har 20 km. max hastighed og andre foreninger har 30 km. i området mener Helge. Det kan virke forvirrende.

Jens forhører sig i Brentebakkeudvalget om deres mening.

 

12.

 

Vintervedligeholdelse af veje: Niels Henning har fået tilbud fra Foli på vedligeholdese af veje om vinteren. Hvor meget skal vi gøre. Skal det være ad hoc eller fast vedligeholdelse.

Området forandrer sig, der bliver flere og flere fastboende.

Vi gør som tidligere – holder øje med vejene og får dem ordnet når der er problemer. Men selvfølgelig ikke hvis der kun er tale om et hul. Der bliver ”samlet” sammen.

Snerydning af vejene vil i almindelighed ikke finde sted iflg. Ordensreglerne.

 

13.

 

Opsamling fra bestyrelsesseminar 12-7-2018:

Kort referat fra vores bestyrelsesseminar på Søfronten:

 Vi fik udarbejdet en forretningsorden

 Niels Henning er ansvarlig for vores hjemmeside

 Jens kontakter advokat så vi får klarlagt sanktioner i forbindelse med misligholdte ejendomme

 Vi talte om persondatabeskyttelsesloven og hvad det indebar

 Skal kontingentformen ændres? – forskellige muligheder som vi evt. kan arbejde videre på med henblik på – evt. generalforsamlingen 2019

 Skiltning på stranden, evt fælles med Lundegården

 

 Diget og en evt. forhøjelse blev diskuteret

 Vi udarbejder regler for dispensation af hønsehold udfra generalforsamlingens beslutning

 

Opsamling af punkter fra seminaret:

Vinterparkering: Vejudvalget udarbejder et oversigtskort så der kan tages beslutninger om hvilke områder der evt. skal beskyttes mod bilkørsel og parkering.

Sammenlægning af grunde: Lokalplan 5.3.1 giver mulighed for regulering af brugsgrænse og sammenlægning af tilstødende parceller under forudsætninger som nævnt i lokalplan.

 

Det er dog altid bestyrelsen der i sidste ende tager beslutningen om evt. tilladelse til sammenlægning.

Kan vi bruge betalingsservice og e-post: Helge følger op på dette via revisionsfirma

 

Det afklares i forbindelse med et nyt økonomisystem.

 

14.

 

Eventuelt: Vi har fået et punkt på hjemmesiden der hedder kontakt bestyrelsen. Her kan man skrive spørgsmål eller andet til bestyrelsen.

Badebroen er kommet op nu.

 

15.

 

Næste møde: lørdag 12-1-2019 kl 9.00

 

16.

 

Dato og formandens underskrift